Il 31 marzo è stato pubblicato nella BOE il regio decreto 203/2021, del 30 marzo, che approva il regolamento per l’azione e il funzionamento del settore pubblico per via elettronica.
Secondo la sua motivazione, il R.D. 203/2021 mira a migliorare l’efficienza amministrativa per rendere efficace un’Amministrazione completamente elettronica e interconnessa, aumentare la trasparenza dell’azione amministrativa e la partecipazione delle persone all’Amministrazione elettronica, garantire servizi digitali facilmente fruibili e migliorare la sicurezza giuridica.
Il RD 203/2021 abroga il regio decreto 1671/2009, del 6 novembre, che sviluppa parzialmente la legge 11/2007, del 22 giugno, sull’accesso elettronico dei cittadini ai servizi pubblici, adattando la regolamentazione di questa materia al quadro contenuto nella legge 39/2015, del 1 ottobre e nella legge 40/2015, del 1 ottobre.
I punti più importanti regolati nel presente regolamento sono i seguenti:
1) Diritto e obbligo di relazionarsi telematicamente con le Pubbliche Amministrazioni.
L’arte. 3 del Regolamento ribadisce l’obbligo (già contenuto nell’articolo 14.2 della Legge 39/2015) che le persone giuridiche hanno di relazionarsi per via telematica con le Pubbliche Amministrazioni. Per quanto riguarda le persone fisiche, in generale il rapporto telematico con le Pubbliche Amministrazioni è volontario. Tuttavia, norme imperative possono essere stabilite dalle pubbliche amministrazioni.per determinate procedure e per determinati gruppi di persone fisiche che, per la loro capacità economica, tecnica, dedizione professionale o per altri motivi, è dimostrato di avere accesso e disponibilità dei mezzi elettronici necessari”.
2) Punto di Accesso Generale Elettronico.
Tutte le Pubbliche Amministrazioni devono dotarsi di un Punto di Accesso Generale (PAGe) elettronico, da dove “Sarà agevolato l’accesso ai servizi, alle procedure e alle informazioni degli enti, delle organizzazioni pubbliche e degli enti collegati o dipendenti dalla corrispondente Pubblica Amministrazione.“La PAGina avrà una sede elettronica, attraverso la quale sarà possibile accedere a tutte le sedi elettroniche e sedi associate della corrispondente Pubblica Amministrazione.
Nell’ambito del settore pubblico statale, può essere inserito nella PAGina l’accesso ad un’area personalizzata denominata Cartella Cittadino, dalla quale possono essere offerte all’interessato o al suo rappresentante alcune funzionalità, come verificare lo stato di elaborazione delle pratiche che lo interessano, accedere alle sue comunicazioni e notifiche, conoscere i dati detenuti dal settore pubblico statale (con le limitazioni previste dalla normativa applicabile) o facilitare l’ottenimento di certificazioni amministrative.
3) Uffici elettronici.
Il R.D. 203/2021 regola la creazione e la cancellazione degli uffici elettronici, che costituiscono l’indirizzo elettronico a disposizione dei cittadini attraverso le reti di telecomunicazioni e il cui titolare è una Pubblica Amministrazione, o uno o più enti pubblici o enti di diritto pubblico nell’ambito delle loro competenze. Parimenti è stabilito che per ragioni tecniche o organizzative potranno essere costituiti uno o più uffici telematici associati, che saranno considerati a tutti gli effetti ufficio telematico. Sono regolamentati il contenuto minimo degli uffici elettronici, i servizi minimi che devono essere disponibili, nonché la responsabilità del titolare dell’ufficio o dell’ufficio associato circa “l’integrità, la veridicità e l’aggiornamento delle informazioni e dei servizi di sua competenza ai quali si può accedere per suo tramite”.
4) Procedimento amministrativo con mezzi elettronici.
Il R.D. 203/2021 regola diverse questioni relative allo svolgimento del procedimento amministrativo con mezzi elettronici.
L’articolo 13 sviluppa la possibilità prevista dall’articolo 41 della Legge 40/2015 che il trattamento elettronico di un atto amministrativo possa essere effettuato in modo automatizzato.
Il regime di correzione, invece, è regolamentato:
•Nel caso di persona obbligata a interagire elettronicamente che non ha utilizzato mezzi elettronici, sarà tenuta a procedere alla sua rettifica entro un termine di 10 giorni. Se questo requisito non viene soddisfatto, la tua domanda verrà considerata abbandonata o il tuo diritto alla procedura corrispondente potrà essere dichiarato rinunciato. Se si tratta di una richiesta di apertura, la data di rettifica sarà considerata come data di presentazione della richiesta.
•Se le forme e gli standard stabiliti per presentare un documento non sono rispettati, l’interessato sarà tenuto a correggere il difetto entro 10 giorni, altrimenti si intenderà anche che ha ritirato la sua richiesta o che ha rinunciato al suo diritto al procedimento.
•Se si tratta di altro difetto, il termine di dieci giorni può essere prorogato di altri cinque giorni sia su richiesta dell’interessato sia su iniziativa dell’ente quando il reperimento della documentazione richiesta presenta particolari difficoltà, purché non si tratti di procedure selettive o concorrenziali.
5) Identificazione e autenticazione delle Pubbliche Amministrazioni e dei soggetti interessati.
A. Sistemi di identificazione elettronica: saranno ammessi”sistemi di firma elettronica conformi a quanto previsto dalla normativa vigente in materia di firme elettroniche e idonei a garantire l’identificazione degli interessati e, ove opportuno, l’autenticità e l’integrità dei documenti informatici” Nello specifico, l’articolo 15 stabilisce i sistemi di identificazione elettronica di cui le amministrazioni possono avvalersi per la propria identificazione elettronica e per garantire l’origine e l’integrità dei documenti informatici, nonché i sistemi di identificazione e di firma di cui possono avvalersi gli interessati. Per quest’ultimo caso, sistemi basati su certificati elettronici qualificati di firma elettronica emessi da fornitori inseriti nel “Elenco affidabile di fornitori di servizi fiduciari qualificati“, sistemi basati su certificati elettronici qualificati di sigillo elettronico emessi da fornitori inseriti nel “Elenco affidabile di fornitori di servizi fiduciari qualificati” e sistemi a chiave concertata e ogni altro sistema che le Pubbliche Amministrazioni ritengano valido.
Parimenti dovranno contenere come attributi, nel caso di persone fisiche: nome e cognome, nonché i rispettivi D.N.I., N.I.E. numero. o N.I.F.; Nel caso di persone giuridiche: il nome e il N.I.F. e il nome e cognome e D.N.I., N.I.E. o N.I.F. della persona che agisce in qualità di rappresentante.
D’altro canto, nell’ambito dell’Amministrazione generale dello Stato, deve esistere una piattaforma per la verifica della validità e del contenuto dei certificati qualificati ammessi nel settore pubblico, verifica che può essere effettuata liberamente e gratuitamente.
B. Accreditamento dei rappresentanti, Registro informatico delle procure e registri particolari delle procure: artt. 32 e ss. disciplinare l’accreditamento dei rappresentanti che interagiscono per via telematica con le pubbliche amministrazioni.
Le pubbliche amministrazioni possono autorizzare, in via generale o specifica, le persone fisiche o giuridiche autorizzate a compiere determinate operazioni per via elettronica per conto degli interessati.
Parimenti è regolamentato il Registro informatico delle procure dell’Amministrazione generale dello Stato: verranno registrati i poteri generali conferitiatto apud, di persona o per via elettronica, i poteri di agire dinanzi all’Amministrazione generale dello Stato o dinanzi a un ente o ente pubblico di diritto pubblico ad essa collegato o dipendente che non disponga di un particolare registro elettronico dei poteri e i poteri conferiti per compiere determinate procedure e azioni specificate nella potestà dinanzi agli organi dell’Amministrazione generale dello Stato o dinanzi a un ente o ente pubblico di diritto pubblico collegato o dipendente da detta Amministrazione che non disponga del predetto registro particolare.
Fatto salvo questo registro generale delle competenze, ciascun ente pubblico o ente di diritto pubblico legato o dipendente dall’Amministrazione generale dello Stato può disporre di un registro particolare delle competenze.
6) Documenti elettronici.
Le Pubbliche Amministrazioni disporranno di archivi informatici per la ricezione e l’inoltro di richieste, scritti e comunicazioni. Questi record devono essere completamente interoperabili. Ciascuna Amministrazione avrà quindi un Registro Elettronico Generale. Gli enti pubblici e gli enti di diritto pubblico collegati o dipendenti da ciascuna Amministrazione possono inoltre disporre di un proprio registro informatico pienamente interoperabile e interconnesso con il Registro informatico generale dell’Amministrazione a cui sono collegati o da cui dipendono.
Le Pubbliche Amministrazioni possono determinare formati e standard a cui devono attenersi i documenti presentati purché rispettino quanto previsto dallo Schema Nazionale di Interoperabilità e dalla normativa applicabile.
Quando la dimensione dei documenti registrati supera la capacità determinata per il Sistema di Interconnessione del Registro (SIR), il deferimento all’Amministrazione o all’organo a cui sono indirizzati può essere sostituito dalla messa a disposizione dei documenti, che saranno preventivamente depositati in un archivio di scambio file.
7) Comunicazioni e notifiche elettroniche.
A. Segnalazioni tramite mezzi elettronici: saranno effettuate presentandosi presso la sede telematica o la sede telematica collegata, tramite l’unico Indirizzo Telematico Abilitato ovvero tramite entrambi i sistemi, così come previsti da ciascuna Amministrazione, ente pubblico o ente di diritto pubblico collegato o dipendente. Qualora vengano utilizzati entrambi i sistemi, per il calcolo dei termini e degli altri effetti giuridici, verrà presa in considerazione la data e l’ora dell’accesso al contenuto o del rifiuto della notifica da parte dell’interessato o del suo rappresentante nel sistema in cui essa è avvenuta per prima. Le notifiche a livello statale devono essere effettuate attraverso l’unico Indirizzo Telematico Abilitato. Allo stesso modo, in modo complementare, potrà essere notificato presso la sua sede elettronica o la sede elettronica associata.
Anche qualora si tratti di un interessato che non è obbligato ad interagire per via telematica con le Pubbliche Amministrazioni o che non ha comunicato che sono in corso comunicazioni per via telematica, la sua comparizione volontaria o quella di un suo rappresentante presso la sede telematica o sede collegata o tramite l’Indirizzo Telematico Unico Abilitato, ed il successivo accesso al contenuto della segnalazione o il rifiuto espresso della stessa avranno pieni effetti giuridici.
B. Casi di successione in una procedura: la persona o ente che succede all’interessato in una procedura di cui è nota l’esistenza avrà l’obbligo di comunicare la successione alla Pubblica Amministrazione cui corrisponde il trattamento, entro un termine di 15 giorni lavorativi dal giorno successivo alla data di efficacia della successione o dall’iscrizione della morte nell’anagrafe civile, nel caso di morte di una persona fisica. Se la persona o l’ente subentrante effettua la comunicazione oltre detto termine, i vizi nella pratica di notifica che derivano da tale inosservanza, e che sono stati effettuati prima di detta comunicazione, saranno imputabili all’interessato.
C. Informativa: nel caso in cui un dispositivo elettronico o un indirizzo di posta elettronica sia stato comunicato all’Amministrazione, indipendentemente dal fatto che la notifica avvenga su supporto cartaceo o elettronico, è previsto che l’amministrazione invii all’interessato o, eventualmente, al suo rappresentante, un avviso informandolo della messa a disposizione della notifica o presso l’unico Indirizzo Telematico Abilitato, ovvero presso la sede telematica o sede telematica collegata dell’Amministrazione, o Organo o Ente o, ove applicabile, in entrambi. La presente informativa ha natura meramente informativa e il mancato rispetto della stessa non impedirà all’informativa di essere considerata pienamente valida.
Quando l’interessato è un soggetto obbligato a interagire con mezzi elettronici e l’Amministrazione che effettua la segnalazione non dispone di recapiti elettronici per effettuare la comunicazione della sua messa a disposizione, nei procedimenti avviati d’ufficio la prima segnalazione effettuata dall’Amministrazione, ente o ente sarà effettuata in formato cartaceo.
Le amministrazioni possono creare banche dati elettroniche di contatti per la pratica di rendere disponibili le segnalazioni nei rispettivi ambiti.
8) Altre disposizioni.
A. Situazione degli uffici e sottouffici elettronici a livello statale esistente all’entrata in vigore del R.D. 203/2021 (D.A.6ª): diventano sedi elettroniche associate della sede elettronica dell’Amministrazione Generale dello Stato, che è sede del Punto di Accesso Elettronico Generale (PAGe) dell’Amministrazione Generale dello Stato, senza la necessità di modificare il suo strumento istitutivo. Anche le sedi secondarie elettroniche esistenti diventeranno uffici elettronici associati. Le sedi elettroniche di enti pubblici o enti di diritto pubblico collegati o dipendenti manterranno la loro natura di sedi elettroniche. Le sedi secondarie elettroniche diventeranno uffici elettronici associati.
B. Distruzione di documenti in formato non elettronico. (D.T.1ª): Trascorsi due anni dall’entrata in vigore del R.D. 203/2021, i documenti in formato non elettronico che si trovano negli uffici di assistenza all’iscrizione e di cui è stata ottenuta una copia elettronica possono essere eliminati nei termini stabiliti dal R.D.203/2021.
C. Portali internet esistenti (D.T.2ª): entro il termine massimo di un anno dall’entrata in vigore del RD 203/2021, sarà pubblicata nella PAGINA dell’Amministrazione Generale dello Stato una Delibera del Segretario Generale della Funzione Pubblica, nella quale sarà riportato l’elenco dei portali internet attivi dell’Amministrazione Generale dello Stato e degli enti pubblici o enti di diritto pubblico ad essa collegati o dipendenti.
Il RD 203/2021, del 30 marzo, che approva il Regolamento per l’azione e il funzionamento del settore pubblico per via elettronica, è entrato in vigore il 2 aprile 2021.
***
Il contenuto di questo avviso è solo a scopo informativo. Qualsiasi decisione o azione basata sul suo contenuto deve essere oggetto di un’adeguata consulenza professionale.
